Adoptez les bonnes pratiques Informatique et Libertés !

Le droit à l'information

Toute personne a le droit de savoir si elle est fichée et dans quels fichiers elle est recensée. Ce droit de regard sur ses propres données personnelles vise aussi bien la collecte des informations que leur utilisation. Ce droit d’être informé est essentiel car il conditionne l'exercice des autres droits tels que le droit d'accès ou le droit d'opposition. Toute personne qui met en œuvre un fichier ou un traitement contenant des données personnelles doit informer les personnes fichées de :

•    l’identité du responsable du traitement,
•    l’objectif de la collecte d’informations,
•    le caractère obligatoire ou facultatif des réponses,
•    les conséquences de l’absence de réponse,
•    les destinataires des informations,
•    les droits reconnus à la personne,
•    les éventuels transferts de données vers un pays hors de l’Union Européenne.

Dans le cadre d’une utilisation de réseaux, les personnes doivent être informées de l’emploi éventuel de témoins de connexion (cookies, variables de session …), et de la récupération d’informations sur la configuration de leurs ordinateurs (systèmes d’exploitation, navigateurs …).

Le droit d'accès

Toute personne justifiant de son identité a le droit d'interroger le responsable d’un fichier ou d’un traitement pour savoir s’il détient des informations sur elle, et le cas échéant d’en obtenir communication. Toute personne peut prendre connaissance de l’intégralité des données la concernant et en obtenir une copie dont le coût ne peut dépasser celui de la reproduction.
En exerçant son droit d’accès, la personne peut s’informer :
•    des finalités du traitement,
•    du type de données enregistrées,
•    de l’origine et des destinataires des données,
•    des éventuels transferts de ces informations vers des pays n’appartenant pas à l’Union Européenne.
Toute personne est en droit d’obtenir des explications sur le procédé informatique qui a contribué à produire une décision la concernant (scoring, segmentation, profil …).

L'exercice du droit d’accès permet de contrôler l'exactitude des données et, au besoin, de les faire rectifier ou effacer. Le juge des référés peut être saisi en cas de risque de dissimulation ou de disparition des données. Les limites au droit d’accès:
Si un responsable de traitement estime qu'une demande est manifestement abusive, il peut ne pas y donner suite. En revanche si l’affaire est portée devant un juge il devra apporter la preuve du caractère manifestement abusif de la demande en cause. Le droit d'accès ne s’exerce pas lorsque les données sont conservées sous une forme ne présentant aucun risque d'atteinte à la vie privée et pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à l'établissement de statistiques ou à la recherche scientifique ou historique. L’exercice du droit d’accès ne doit pas porter atteinte au droit d’auteur.

Le droit de rectification

Toute personne peut faire rectifier des informations qui la concernent:
•    Toute personne peut faire rectifier, compléter, actualiser, verrouiller ou effacer des informations qui la concernent lorsque ont été décelées des erreurs, des inexactitudes ou la présence de données dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite.
•    Le droit de rectification constitue un complément essentiel du droit d'accès.
•    Lorsque des modifications sont apportées aux données concernant une personne qui a exercé son droit de rectification, le responsable du traitement doit justifier, sans frais pour la personne qui en a fait la demande, des opérations qu'il a effectuées.

A noter
Les héritiers d'une personne décédée peuvent exiger que le responsable d'un traitement comportant des données concernant le défunt prenne en considération le décès et procède aux mises à jour.

En pratique
Pour exercer son droit de rectification, il faut écrire à l’organisme qui détient les informations. En retour, le responsable du traitement doit prouver qu’il a procédé aux rectifications demandées et les notifier aux tiers à qui auraient été transmises les données erronées. Le demandeur peut obtenir gratuitement une copie de l'enregistrement modifié. En cas de litige, le responsable du traitement doit apporter la preuve qu’il a donné suite à la demande de rectification.

Le droit d'opposition

•    Toute personne a la possibilité de s'opposer, pour des motifs légitimes, à figurer dans un fichier.
•    Toute personne peut refuser, sans avoir à se justifier, que les données qui la concernent soient utilisées à des fins de prospection, en particulier commerciale.
•    En principe, toute personne peut décider elle-même de l'utilisation de données la concernant. En ce sens, elle peut refuser d’apparaître dans certains fichiers ou de voir communiquer des informations sur elles à des tiers.

Le droit d'opposition peut s’exprimer :
•    par un refus de répondre lors d’une collecte non obligatoire de données,
•    par le refus de donner l’accord écrit obligatoire pour le traitement de données sensibles telles que les opinions politiques ou les convictions religieuses,
•    la faculté de demander la radiation des données contenues dans des fichiers commerciaux,
•    la possibilité de s'opposer à la cession ou la commercialisation d’informations, notamment par le biais d’une case à cocher dans les formulaires de collecte ...

Les limites au droit d’opposition
Le droit d'opposition n'existe pas pour de nombreux fichiers du secteur public comme, par exemple, ceux des services fiscaux, des services de police, des services de la justice, de la sécurité sociale….
En pratique
Le droit d’opposition s’exerce au moment de la collecte d’informations ou plus tard en s’adressant au responsable du fichier.
Le droit d’opposition ne doit occasionner aucun frais à la personne qui l’exerce.

Le droit d'accès Indirect

Un régime particulier : le droit d'accès indirect. Le droit d’accès indirect est une procédure spécifique qui concerne :
•    les fichiers intéressant la sûreté de l’Etat, la défense et la sécurité publique (fichiers de police judiciaire, fichiers des services de l’information générale - « ex renseignements généraux » -, fichiers de renseignement de la direction générale de la sécurité extérieure, fichier Schengen)
•    certains fichiers du ministère de la Justice (fichier des détenus dans les prisons)
Dans ce cas, la CNIL est votre seul interlocuteur. Elle ne gère pas les fichiers concernés et n’a donc pas connaissance des personnes qui y figurent. C’est un magistrat de la Commission qui exerce votre droit d’accès et de rectification pour votre compte. Il peut demander à ce que les informations incomplètes, obsolètes ou non conformes aux textes régissant le fonctionnement des fichiers en cause soient complétées, mises à jour ou supprimées. Les principaux fichiers concernés par le droit d'accès indirect.

Comment demander l'intervention de la CNIL ?

Le droit d’accès indirect est strictement personnel. Vous devez adresser à la CNIL un simple courrier, indiquant précisément votre adresse et votre numéro de téléphone, en y joignant la photocopie d’un titre d’identité. Pour les mineurs, ce sont les parents ou le détenteur de l’autorité parentale qui feront la démarche. Vous n’avez pas à motiver votre demande. Vous devez préciser le fichier pour lequel vous demandez que des vérifications soient entreprises. Votre demande peut concerner plusieurs fichiers. Il est important de joindre tout document ou toute information susceptible de faciliter les investigations de la Commission (jugement de relaxe ou arrêté d’abrogation d’expulsion par exemple).
Vous avez également la possibilité de vous faire représenter par une personne de votre choix, un avocat par exemple, pour exercer votre droit d’accès aux informations vous concernant. C’est ce qu’on appelle donner un mandat. La personne choisie doit présenter un courrier précisant l’objet du mandat, l’identité du mandant et du mandataire. Elle doit justifier de son identité et de la vôtre.

Dans les faits, les clients de Message Business par l'intermédiaire de Vittoria Conseil :
• Le client de Message Business est seul responsable de la collecte des coordonnées et de la bonne gestion du consentement préalable des destinataires de ses opérations de communication,
•  Le client de Message Business s’engage à ne pas tromper les destinataires quand à son identité, sa qualité et/ou sur la teneur de son message,
•  Les destinataires ont la possibilité dans toutes les opérations de se désabonner directement en utilisant les liens réservés à cet effet,
• Les clients de Message Business s’engagent à traiter dans les meilleurs délais toutes demandes d’information concernant la collecte des coordonnées des destinataires, de modification d’information concernant les destinataires et/ou de désabonnement reçues de la part des destinataires.

Comme indiqué dans les conditions générales de vente et d'utilisation de Message Business, dans le cas d’une utilisation illégale, contraire aux pratiques en vigueur ou suite à un nombre de plaintes important, Message Business se réserve le droit de supprimer à tout moment le compte de son client sans droit à indemnisation.

Côté prestataire

Emetteurs de message :

Que ce soit pour des raisons évidentes d'engagement de sa responsabilité civile mais aussi pour des raisons d'efficacité de sa campagne de communication: solliciter des contacts qui ne vous ont pas préalablement donné leur accord avec, en plus, un message inapproprié ne peut être que préjudiciable pour le développement commercial de votre activité et l'image de marque d’une organisation. Dans le cas de l’utilisation de fichiers loués ou achetés ou du prêt de fichiers par un tiers, il est obligatoire que les contacts du fichier en question aient consentis préalablement à recevoir des messages de la part des partenaires du propriétaire de la base (Optin Partenaires). Si vous souhaitez prêter votre fichier de contacts, assurez-vous que les adresses email prêtées proviennent de contacts ayant préalablement acceptés de recevoir des messages, non seulement de votre part, mais aussi en provenance de vos partenaires. Dans tous les cas, vous devez permettre aux destinataires de se désabonner de vos envois ainsi que de ceux du fichier d’origine. A tout moment, vous devez être en mesure de fournir l'origine du consentement du destinataire sollicité, si la demande vous en est faite. Vous devez traiter dans les 10 jours toutes demandes de désabonnement. Il est de votre intérêt de respecter et faire respecter le cadre juridique et déontologique des pratiques de l'e-marketing et ce afin de pouvoir utiliser pleinement le potentiel de marketing électronique pour développer votre activité.

Nous sommes à votre disposition si vous souhaitez avoir plus de renseignements concernant la réglementation et les bonnes pratiques en vigueur concernant vos opérations de marketing électronique. Il préférable de bien se renseigner avant plutôt qu’après vos opérations…

Destinataires de message :

Vous avez reçus un ou plusieurs messages en provenance de l’un des clients de Message Business. A tout moment, vous pouvez décider de continuer ou non à recevoir les prochains messages de ce client. Pour vous désabonner de ses prochains messages, vous pouvez utiliser les liens de désabonnement prévus à cet effet et disponibles dans les messages que vous aurez reçues. Ces liens sont sans impact quand à l’intégrité de votre ordinateur. Votre demande de désabonnement sera alors prise en compte dans un délai qui ne serait dépassé 10 jours après la réception votre demande. Vous souhaitez ne plus être sollicités par les messages de l’ensemble de nos clients, nous vous invitons alors à vous inscrire sur la Liste Orange de Message Business en effectuant votre demande via le formulaire en ligne. A tout moment, vous pouvez demander à ne plus faire partie de la Liste Orange de Message Business afin de pouvoir de nouveau recevoir des messages de la part de nos clients. 

Vous souhaitez nous signaler un comportement abusif de la part de l’un de nos clients, que ce soit concernant la gestion de vos informations de destinataire et du contenu de ses messages, nous vous remercions par avance de le faire en utilisant le formulaire en ligne. La prospection électronique à des fins commerciales est encadrée par la Loi pour la confiance dans l’économie numérique (LCEN) et par la CNIL. Le point sur ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire.